Dokumenten Management System

Durch Verwendung eines modernen Dokumenten Management System kann man unterschiedliche Vorteile schaffen. Innerhalb des Systems können verschiedene Techniken integriert werden und letztlich ein zentrales digitales Archiv entstehen. Darin werden dann sämtliche offenen Belege, Daten und Dokumente abgelegt. Das Dokumenten Management System ist auch offen für die Archivierung von Zeichnungen oder E-Mails. Um das System einwandfrei arbeiten zu lassen, sind einige wichtige technischen Voraussetzungen notwendig. So benötigt man in der Regel ein ausgereiftes OCR System (auch als Optical Character Recognition System bekannt). Damit wird die Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format erst ermöglicht. Durch die Konvertierung der Daten können auch größere Mengen an Daten verarbeitet und abgelegt werden. Dies ist auch die Voraussetzung für den anschließenden Archiv-Import.

Das System des Dokumenten Management System erlaubt auch eine sehr vereinfachte Eingabe von zusätzlich benötigten Informationen zu den Dokumenten wie die Art des Dokuments, das Erstellungsdatum oder ähnliche Informationen. Die Belege werden im Dokumenten Management System dann nach hinterlegten Schlagwörtern sortiert und geordnet. So kann dann auch ganz leicht der komplette Text angeordnet werden. Mit den Schlagwörtern erfolgt auch die Suche nach den entsprechenden Dokumenten. Sie werden in einer Datenbank abgelegt.

Man darf sich das Dokumenten Management System aber nicht als reines Ablagesystem vorstellen. Neben der wichtigen Aufgabe der Archivierung erfolgt im Dokumenten Management System aber auch ein Management aller erfassten Daten. So kann als Beispiel für die Datenerfassung auch die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter erwähnt werden. Weitere wichtige Aufgaben, die ein solches System übernimmt, sind zum Beispiel die Zugriffsüberwachung, die Annotationen zu Dokumenten, die Dokumentenverarbeitung oder die Erfassung der Historie. Insgesamt übernimmt das System somit auch Aufgaben abseits des eigentlichen Entwicklungszwecks. Auch die Unterstützung bestimmter Workflows im Unternehmen wird ermöglicht. So können entsprechende Distanzen besser überwunden werden und auch Instanzen übersprungen werden. Die Verarbeitung von Daten geschieht viel effizienter.

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